محک زنی یا بنچ مارکینگ (Benchmarking) چیست؟
بنچ مارکینگ چیست؟ بهصورت کلی در زندگی روزمره حتماً بارها و بارها پیشآمده که از خودتان سؤالاتی مثل «چرا فلانی از من بهتر است» را پرسیده باشید؛
در چنین شرایطی میگوییم شما بدون اینکه خبر داشته باشید بنچ مارکینگ را انجام دادهاید. در دنیای کسبوکار، بنچ مارکینگ یعنی فرآیندی مستمر و سیستماتیک که با استفاده از آن سعی میشود به بررسی و تحلیل بهترین کارها و اقدامات موجود پرداخت که با استفاده از آنان میتوان حداکثر کارایی و پیشرفت را در سازمان مشاهده کرد.
بهصورت کلی بنچ مارک یعنی چیزی که قابلاندازهگیری است و میتواند بهعنوان یک معیار برای سنجش چیزی استفاده شود؛ پس در بنچ مارک کردن چیزی را با چیزی دیگر مقایسه میکنیم تا از این طریق بتوانیم به کیفیت آن پی ببریم.
در این مقاله از سایت مهدی عراقی قصد داریم بگوییم:
- بنچ مارکینگ چیست؟
- چند نوع الگوبرداری داریم؟
- در چه موقعیتها و شرایطی به درد ما میخورد؟
بنچ مارک چیست؟
اگر بخواهم بهصورت کلی به شما بگویم که بنچ مارکینگ یعنی چه میگویم: مقایسه کردن دو یا چند چیز بر اساس یکسری معیارهای قابلاندازهگیری برای قضاوت کردن راجع به کیفیت آنان و داشتن یک دید کلی برای تصمیمگیری در زمینههای موردنظر.
برای درک بهتر مفهوم بنچ مارک، تعریف شرکت Bain & Company را در زیر برایتان میآورم:
«با استفاده از بنچ مارکینگ مدیران کسبوکارهای مختلف سعی میکنند تا با مقایسه قسمتهای مختلف کسبوکار خودشان ازجمله عملکرد، کارایی، فرآیندها و … با رقیبان، بهترین اقداماتی که باعث پیشرفت آنان میشود را کشف و تحلیل کنند و درنهایت با به کار بردن آنان در سازمان خود، در مسیر صحیح پیشرفت قرار بگیرند.
به دست آوردن این کارها باعث میشود یک لیست از اقدامات مهم برای خودمان داشته باشیم و در جهت انجام آنان گام برداریم. البته توجه کنید که در بنچ مارکینگ ما بهصورت کامل از یک ایده یا کار رقیب تقلید نمیکنیم، بلکه با نوآوریهای مفید سعی میکنیم از ایدههای آنان بهره ببریم تا پیشرفتهای موردنظر را به دست آوریم.»
برای درک بهتر مفهوم مثالی برایتان میزنم: فرض کنید مدتی است که شما و دوستتان شروع به یادگیری زبان انگلیسی کردهاید و اکنون بعد از گذشت 6 ماه از تمرین هر دوتای شما ناگهان متوجه میشوید که دوستتان نسبت شما پیشرفتهای بسیار بیشتری داشته است؛
در چنین شرایطی احتمالاً به سراغ او میروید تا از او سؤال کنید که چهکارهایی باعث شده که تا این حد سریع به نتیجه مطلوب برسد ولی شما نتوانستهاید؟
در این مثال وقتی شمال متوجه شوید که چهکارهایی باعث پیشرفت دوستتان شده است، سعی میکنید شما هم آنان را انجام دهید تا به نتایجی که او دستیافته برسید.
مثالی که در بالا خدمتتان عرض کردم دقیقا یک نوع بنچ مارکینگ است که به زندگی روزمره ارتباط دارد.
در دنیای کسبوکار هم ما سعی میکنیم که با مقایسه محصولات، خدمات و عملکرد خودمان از طریق یکسری معیارهای قابل اندازهگیری با رقیبان، متوجه شویم که آنها چهکارهایی را انجام دادهاند که ما ندادهایم و چه نتایج گرفتهاند که ما نگرفتهایم.
پسازاین به سراغ به دست آوردن ایدههای جدید بهوسیله این کارها میرویم و درنهایت با اجرایی کردنشان سعی میکنیم تا در قسمتهای مختلف سازمان پیشرفتهایی را به دست آوریم.
اگر بخواهم توضیح بیشتری خدمتتان ارائه کنم، توضیح محمد الزعیری از این مفهوم را برایتان بازگو میکنم؛ او میگوید: «بنچ مارکینگ یعنی بهصورت دائمی و مستمر خدمات و محصولاتمان را با قدرتمندترین رقیبان موجود در حوزه کاریمان مقایسه کنیم تا نقاط ضعف خودمان را پیدا و کارهایی که میتوانند باعث پیشرفت هرچه بیشتر ما میشوند را بیابیم.
او در تعریفی کلیتر میگوید که: ما در بنچ مارکینگ سعی میکنیم تا بهترین راهی که برای انجام یک کار وجود دارد را شناسایی کنیم تا درنهایت با استفاده از آن بتوانیم میزان عملکرد و کاراییمان را افزایش داده و به حداکثر ممکن برسانیم.»
تاریخچه بنچ مارکینگ چیست؟
در بالا خدمتتان عرض کردم که بنچ مارکینگ به ما کمک میکند تا با مقایسه محصولات، خدمات و کارایی خودمان با رقیبان به یکسری کارهای اجرایی دست پیدا کنیم که میتوانند برای ما سودآور باشند و بهصورت کلی یعنی تلاش برای بهتر شدن و پیشرفت کردن از طریق بررسی بهترین رقیبانی که در حوزه کاری ما وجود دارند.
شاید جالب باشد بدانید که بنچ مارکینگ مفهوم جدیدی نیست و سالیان بسیار طولانی است که وجود دارد و شروع آن به دوران انسانهای اولیه برمیگردد؛
در بالا مثالی در مورد یادگیری زبان انگلیسی و مقایسه خودتان با دوستتان زدم؛ جالب است بدانید که چنین مقایسههایی از گذشتههای دور بین انسانها رایج بوده است و آنان بهصورت مرتب خودشان را با هم نوع هایشان مقایسه میکردهاند و این مفهوم همیشه در زندگی روزمره توسط مردم جهان و حتی شما بهکاربرده میشود.
در معنای کلی، بنچ مارکینگ را در بالا خدمتتان بهصورت کامل شرح دادم که از زمان انسانهای اولیه وجود داشته است؛ اما اگر خواهیم شکل امروزی آن را در دنیای کسبوکار بررسی کنیم متوجه میشویم که رقابت سنگینی که بین شرکتهای آمریکایی و ژاپنی در سالهای پایانی قرن بیستم وجود داشت کمک زیادی به رواج این مفهوم در دنیا کرد.
بهصورت کلی یکی از شرکتهایی که باعث شد بنچ مارکینگ به شکل امروزی وجود داشته باشد، شرکت زیراکس بود؛ این برند در سال 1956 طی یک سرمایهگذاری مشترک با شرکت RANK توانست وارد بازار اروپا شود و یک شرکت ترکیبی به نام Xerox Rank تأسیس کرد که نتایج خوبی نیز گرفت.
بعد از گذشت چند دهه و پیشرفت قابلتوجه شرکت زیراکس، این برند تصمیم گرفت که تمام سهام برند RANK را خریداری کند تا با نام اختصاصی خودش در سرتاسر اروپا به فعالیت بپردازد که در نهایت سودهای بسیار کلانی نصیبش شد.
حضور در بازارهای اروپا بهصورت فوقالعادهای برای زیراکس پیش میرفت و ثروت این برند روزبهروز بیشتر میشد؛ اما در دهه هفتاد میلادی این برند متوجه شد که یکسری شرکتهای ژاپنی با استفاده از استراتژیهایی اقدام به تولید دستگاههایی با قیمت مناسبتر واز طرفی کیفیت بالاتر کردهاند!
خبری که باعث شد یک شوک به این برند وارد شود زیرا اصلاً فکرش را نمیکرد که برندی بتواند بازارش در اروپا را از دستانش خارج کند.
این موفقیت ژاپنیها باعث شد تا زیراکس تصمیمات زیادی را در فعالیتهایش به کار گیرد و یکی از این تصمیمات، جدی گرفتن هرچه تمام شرکتهای ژاپنی بود تا جلوی پیشرفتهای بیشتر و خارج کردن بازار اروپا از دستشان را بگیرد.
طی استراتژیهای گوناگونی که این شرکت برای شکست ژاپنیها انجام داد موفق شد که به یکسری روشها دست یابد که میتواند باعث زنده ماندن و رشد این برند در فضای رقابتی موجود شود؛ این مراحل بهصورت زیر بود:
- حل مسئله
- فعالیت دائمی برای بهبود کیفیت محصولات
- انجام مستمر خودارزیابی
- انجام دادن بنچ مارکینگ و زیر نظر گرفتن رقیبان
تلاشهای شرکت زیراکس باعث شد که مفهوم رسمی و امروزی بنچ مارکینگ به وجود بیاید و بسیاری از افراد در سرتاسر دنیا این رقابت بین زیراکس و شرکتهای ژاپنی را مثالی کلاسیک از این مفهوم میدانند.
در آن سالها شرکتهای ژاپنی واقعاً فشارهای سنگینی را به آمریکاییها وارد میکردند و آنان مجبور بودند تا برای زنده ماندن در این بازار پررقابت چارهای بی اندیشند؛ همین انگیزه باعث شد تا بنچ مارکینگ روزبهروز گسترش پیدا کند تا به شکل امروزیاش برسد که توسط تمامی کسبوکارها و در تمامی دنیا بهکاربرده میشود.
در بنچ مارکینگ چند نوع الگوبرداری داریم؟
برای اینکه بتوانیم بنچ مارکینگ را بهخوبی انجام دهیم، باید بدانیم که به چه روشی میخواهیم از رقیبان الگوبرداری کنیم و ایدههای آنان را در کسبوکارمان به کار ببندیم. بهعنوانمثال قصد مهندسی معکوس را داریم یا میخواهیم الگوبرداری رقابتی را انجام دهیم؟
هدفمان استفاده از هرکدام ازاینروشها باشد، باید یکسری اطلاعات لازم را در مورد این روشهای الگوبرداری داشته باشیم تا بهترین تصمیم ممکن را بگیریم.
در زیر پرکاربردترین روشهای الگوبرداری را خدمتتان معرفی میکنم:
الگوبرداری محصول یا Product Benchmarking
احتمال بارها و بارها شنیدهاید که فلان کشور با دستگیری جت جنگی یا پهباد کشورهای دیگر نسبت به مهندسی معکوس روی آن و تولید نمونههایی مشابه اقدام میکند؛ بهعنوانمثال کشور ایران چند سال قبل موفق شد یک پهپاد آمریکایی را دستگیر کرده و با استفاده از مهندسی معکوس نمونههایی مشابه را تولید کند.
در دنیای کسبوکار هم مانند نمونه بالا سعی میشود با خرید محصول رقیب و بررسی و مطالعه روی آن به نحوه کار و عملکرد، ویژگیها و … یکسری اطلاعات راجع به آن به دستآورد تا با مقایسه آن با محصولات خودمان بتوانیم متوجه شویم که رقیب چهکارهایی را انجام داده که باعث بهتر شدن محصولاتش نسبت به ما شده و با بهکارگیری از آنان میتوانیم محصولات خودمان را نیز بهبود دهیم یا کاملاً آن را تغییر داده و کالای جدیدی را وارد بازار کنیم.
در روش مهندسی معکوس ما تنها باید روش ساخت آن محصول را یاد بگیریم و این یعنی بسیاری از هزینههای تحقیق و توسعه از بین رفته و ازآنجاییکه نمونه آن محصول را در اختیار داریم، خیلی سریع میتوانیم به ویژگیهای آن پی ببریم و روبهپیشرفت قدم برداریم.
الگوبرداری فرآیند یا Process Benchmarking
در این روش سعی میکنیم با پرسیدن سوالاتی متوجه شویم که رقیبان ما چطور نسبت به بهتر عمل میکنند و چرا عملکردشان در قسمتهای مختلف نسبت به ما بهتر است.
پسازاین با استفاده از یکسری اقدامات سعی میکنیم تا اطلاعات لازم را به دست آوریم؛ بهعنوانمثال مصاحبه، نظرسنجی، تحقیقات بازار و … بخش کوچکی از روشها و ابزارهایی هستند که میتوانند دریافتن اطلاعات ضروری برای بررسی رقیبان و مقایسه ویژگیهای مثبتشان با سازمان ما بسیار مفید و تأثیرگذار باشند.
درنهایت پس از به دست آوردن فرآیندهایی که شرکتهای برتر استفاده میکنند سعی میکنیم تا آنان را یاد گرفته و با به کار بدنشان در سازمانمان موجب بهبود محصولات و خدمات مان شویم.
یکی از نکتههایی مهمی که در الگوبرداری فرآیند بسیار حائز اهمیت است این است که ما علاوه بر استفاده و پیروی از فرآیندهای رقیبان، باید ازنظرهای دیگر نیز کاملاً با آنان برابر و مشابه باشیم تا کارهایی که انجام میدهیم نتیجهبخش باشند.
هماهنگ کردن و مساوی سازی تمامی فرآیندها و استانداردها اصلاً کار سادهای نیست و ممکن است مجبور شوید هزینههای سنگینی را برای این کار پرداخت کنید.
الگوبرداری رقابتی یا Competitive Benchmarking
الگوبرداری رقابتی یکی از روشهایی است که کسبوکارهای زیادی در سرتاسر دنیا از آن استفاده میکنند و نتایج مثبت زیادی نیز بابت استفاده از آن بهدستآمده است.
در این روش برخلاف روش مهندسی معکوس که فقط یکی از محصولات رقیب بررسی میشد، ما سعی میکنیم تا تمامی محصولات خدمات فرایندها و عملکرد رقیب را بهصورت کامل مورد بررسی و تحلیل قرار دهیم تا یکسری اطلاعات مفید از آنان به دست آوریم.
بهعنوانمثال در الگوبرداری رقابتی ما باید بررسی کاملی روی امور مالی، بازاریابی، منابع انسانی، تحقیق و … داشته باشیم و متوجه شویم که در هر بخشی رقیب چهکارهایی را انجام میدهد که ما نمیدهیم و دلایل موفقیت آنان چیست.
نکته مهمی که وجود دارد این است که الگوبرداری رقابتی اصلاً آسان نیست و در موارد بسیاری ممکن است به دلیل دسترسی نداشتن به یکسری اطلاعات محرمانه کاملاً در مسیر غلط قرار گیرید و هرگز به نتایج مطلوبی که میخواستید نرسید! بنابراین حتماً باید از دانش و تجربیات کافی در این زمینه برخوردار باشید تا بتوانید بهخوبی ازاینروش الگوبرداری بهره ببرید.
الگوبرداری عمومی یا Generic Benchmarking
الگوبرداری عمومی همانطور که از نامش نیز مشخص است به بررسی یکسری معیارها میپردازد که بین تمامی کسبوکارها متداول و مشترک است؛ بهعنوانمثال حقوق کارمندان، بازده سرمایهگذاری و … معیارهایی هستند که در تمامی صنعتها وجود دارند و بهعنوان معیارهای عمومی شناخته میشوند و میتوان برای مقایسه از آنان استفاده کرد.
الگوبرداری عمومی توسط اکثر کسب کار استفاده میشود و نتایج خوبی نیز به همراه دارد؛ بنابراین هرگاه خواستید یکسری معیارهای عمومی که در بالا ذکر شد را با رقیبان انجام دهید، یعنی الگوبرداری جنرال را انجام دادهاید. البته تصور نکنید که انجام این کار بسیار ساده خواهد بود! هر چیزی نیاز به علم خودش دارد و باید بهصورت صحیح انجام شود تا نتایج موردنظر به دست بیاید.
الگوبرداری داخلی یا Internal Benchmarking
در الگوبرداری داخلی یک سازمان سعی میکند تا یک معیار داخلی برای خودش انتخاب کند و آن را با سایر معیارهایی که در درون سازمان وجود دارد مقایسه کند. بهعنوانمثال زمانی که شما قصد دارید عملکرد یک کارمند که کارش را بهخوبی انجام میدهد را با بقیه کارمندان انجام دهید از الگوبرداری داخلی استفاده کردهاید.
یا برای مثالی دیگر میزان سود یک واحد از سازمان با واحدی دیگر میتواند مناسب باشد؛ و حتی خط تولیدهایی که محصولات گوناگون دارند میتوانند در الگوبرداری داخلی قرار گیرند که شما باهم مقایسه میکنید تا بدانید دلیل عملکرد بهتر عناصر داخلی سازمانتان نسبت به یکدیگر چیست و چگونه میتوانید تمامی بخشها را در حداکثر عملکرد ممکن قرار دهید.
الگوبرداری داخلی تقریباً در تمامی شرکتهای بزرگ همیشه در حال اجرا است و به دلیل تعداد بالای کارمندان انجام این کار بسیار آسان خواهد بود؛ اما اگر یک شرکت تازه تأسیس دارید که کارمندان چندانی هم ندارد، بهترین کار این است که ابتدا به سراغ روشهای دیگر الگوبرداری بروید و در مراحل بعدی به سراغ الگوبرداری داخلی بیایید.
الگوبرداری استراتژیک یا Strategic Benchmarking
در الگوبرداری استراتژیک سعی میکنیم تا با انجام یکسری اقدامات و پیادهسازی آنان چشماندازهای آینده سازمان را توسعه دهیم و در بین رقیبان یک مزیت رقابتی خوب داشته باشیم تا باعث ایجاد تمایز بین ما آنان شود و درنهایت سود و فروش ما را افزایش دهد.
در این روش ما چشماندازهای رقیبانمان را بهصورت کامل بررسی میکنیم و آن را با سازمان خودمان مقایسه میکنیم تا ببینیم در چه جاهایی دچار ضعف هستیم تا با رفع آنان بتوانیم به حداکثر پیشرفت ممکن دستیابیم.
هنگامیکه روی این چشماندازها کارکنیم شایستگیهای اصلیمان بهتر و بهتر میشود و درنهایت بهمرورزمان شکافها و نقاط ضعف خودمان را پیدا میکنیم و با اجرای یکسری استراتژی و برطرف کردن آنان مزیتهای رقابتیمان را بهبود میدهیم.
با اینکه الگوبرداری استراتژیک در بین استراتژیها بسیار محبوب و متداول است، اما دارای ریزهکاریها و حساسیتهای زیادی است و اگر کوچکترین حرکت اشتباهی در طول انجام آن داشته باشید تأثیرات منفی زیادی گریبان گیرتان خواهد شد.
الگوبرداری جهانی یا Global Benchmarking
در الگوبرداری جهانی سعی میکنیم معیارهایمان را کاملاً با رقیبان بزرگ جهانی و در سطح بینالمللی مقایسه کنیم و دیگر کارمان تنها محدود به یک منطقه یا کشور نخواهد بود.
در این روش شما خودتان را با معیارهایی جهانی میسنجید که سطح بسیار بالایی دارند ازاینرو سرعت پیشرفتتان بسیار بیشتر خواهد شد و شانس این را دارید تا خودتان را به سطح جهانی برسانید.
بهعنوانمثال یک ارائهدهنده اینترنت که در ایران فعال است اگر خودش را با یک شرکت آمریکایی یا اروپایی مقایسه کند میتواند یکسری ایدههای جدید به دستآورد که باعث پیشرفت کارش میشوند و درنهایت سطح خودش را در معیارهای جهانی بالا میآورد.
آیا بنچ مارکینگ به درد ما میخورد؟
تا به اینجا فهمیدیم که بنچ مارکینگ چیست و چه فایدههایی برای ما دارد؛ اگر تا به اینجا بهصورت قدمبهقدم با من همراه بوده باشید، حتماً میدانید که ما با استفاده از بنچ مارکینگ سعی میکنیم تا با مقایسه خودمان با رقیبان و گرفتن ایده از آنان، محصولات، خدمات و درنهایت عملکرد خودمان را بهبود دهیم؛
اما صرفاً با آگاهی از این قضیه نمیتوان به بنچ مارکینگ پرداخت و در نظر گرفتن موقعیت درست برای انجام آن بسیار ضروری است و درصورتیکه بدون توجه به اصول نسبت به انجام این کار اقدام کنید، نهتنها نتیجهای نخواهید گرفت بلکه امکان به وجود آمدن ضررهای سنگین نیز وجود دارد.
بنابراین در زیر به شما میگویم که در چه موقعیتهایی بنچ مارکینگ واقعاً میتواند برایتان سودآور باشد تا با آگاهی کامل از اثربخش بودن یا نبودن آن نسبت به انجامش قدم بردارید:
آیا به دنبال اندازهگیری بهرهوری خودتان هستید؟
هنگام که قصد دارید میزان بهرهوری خودتان را نسبت به رقیبان بسنجید و آن را اندازهگیری کنید، بنچ مارکینگ یکی از روشهای بسیار مفید و پرکاربردی است که در جلوی شما قرار دارد.
با استفاده از این مفهوم میتوانیم تفاوت فرایندهای رقبا با خودمان را بدانیم و از این طریق به راهکارهایی برسیم که میتوانند باعث بهبود کار ما شوند و به ما بگویند که برای پیشرفت چه تغییراتی باید به وجود بیایند.
آیا میخواهید در آینده عملکرد بهتری داشته باشید؟
هنگامیکه بنچ مارکینگ را انجام میدهید میتوانید دید بسیار بهتری به خود و رقبا داشته باشید و با شناختن رقیبانی که عملکرد بهتری نسبت به شما دارند میتوانید اهداف مهمی تعیین کنید و در جهت رسیدن به آنان قدم بردارید. هنگامیکه بدانید رقیبانتان در چه جهتی حرکت میکنند، بهسادگی میتوانید آینده آنان را تشخیص دهید و سعی کنید تا جلوی پیشرفت آنان را گرفته و خودتان را بهبود دهید.
آیا قصد گسترش کسبوکارتان را دارید؟
کسبوکارهای زیادی وجود دارند که به دنبال توسعه و رشد خودشان هستند اما دقیقاً نمیدانند باید چهکاری انجام دهند و نسبت به راههای پیش رو مردد هستند.
بنچ مارکینگ یکی از ابزارهایی است که به شما کمک میکند تا با شناخت رقیبان برتر و قدرتمند خود و فرایندها و روشهایی که استفاده میکنند ایدههایی جدید به دست آورید که با استفاده آنان میتوانید در مسیر رشد و توسعه قرار بگیرید.
آیا میخواهید انگیزه کارمندانتان را افزایش دهید؟
هنگامیکه کارمندانتان را با کارمندان رقیب یا کارمندهای درون سازمانتان مقایسه میکنید یک انگیزه درونی به آنان میدهید که برای بهتر شدن خودشان تلاش کنند و بهتر شدن آنان مساوی است با بهتر شدن فرآیندها و درنهایت پیشرفت سازمان شما در بخشهای گوناگون.
هنگامیکه با استفاده از بنچ مارکینگ گروهی از کارمندانتان متوجه میشوند که نسبت به کارمندان رقیب عقبتر هستند، یک جرقه درونی در آنها میخورد تا برای بهتر شدن و رسیدن به آنان تلاش کنند که بسیار برای شما فوقالعاده خواهد بود.
از طرفی دیگر حتی اگر آنان از رقیبان بهتر باشند و در سطح بالاتری قرار بگیرند، بنچ مارکینگ باعث میشود تا هوشیار باشند و برای حفظ و از دست ندادن این برتری و تمایز تمام تلاش خودشان را بکنند تا در آینده نیز برتری خودشان را داشته باشند.
جمعبندی و نتیجه گیری
بنچ مارکینگ بهصورت کلی یعنی خودمان را با یکسری معیارهای قابلاندازهگیری با رقیبانمان مقایسه کنیم تا بفهمیم آنان چه کارهایی انجام میدهند که ما نمیدهیم و چه چیزهایی باعث پیشرفت آنان شده است.
بنچ مارکینگ یکی از روشهایی است که میتواند نسبت به سایز روشها با هزینهای کمتر، مارا باسرعت بیشتری به موفقیت برساند و ما به کمک کند تا با بهبود مزیتهای رقابتی و ایجاد تمایز بین ما و رقیبان، فروش خودمان را تا حد بسیار زیادی افزایش دهیم.
ازآنجاییکه ممکن است بسیاری از شما تا به کنون با مفهوم بنچ مارکینگ آشنا نشده باشید، سعی کردیم در این مقاله بهصورت کامل و ساده به شما بگویم که بنچ مارکینگ چیست و در ادامه اصول آن را برایتان شرح دادم.
نظر شما چیست؟ آیا تابهحال از بنچ مارکینگ استفاده کردهاید؟ تأثیرات آن برایتان چه بوده است؟ حتماً نظرتان را در کامنتها بنویسید.